Zarządzenie Nr 0050.175.2019
Burmistrza Miasta Kudowa-Zdrój
z dnia 4 września 2019 r.

w sprawie Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych przez Gminę Kudowa-Zdrój

Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2019 r., poz. 506 z późniejszymi zmianami), w związku z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tj. Dz.U. 2019 poz. 869) i art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 z późniejszymi zmianami) oraz obowiązującego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych.

Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1.

1.    Zapisy Regulaminu mają zastosowanie do udzielanych przez Gminę Kudowa-Zdrój  zamówień publicznych.
2.    Udzielanie zamówień, których wartość netto przekracza wyrażoną w złotych równowartość   kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, odbywa się zgodnie     z procedurami określonymi w ustawie.

§ 2.

Użyte w niniejszym Regulaminie określenia oznaczają:
1)    Ustawa - ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.),
2)    Regulamin - Regulamin planowania i udzielania zamówień publicznych przez Gminę Kudowa-Zdrój  wraz z załącznikami,
3)    Zamawiający –  należy przez to rozumieć Gminę Kudowa-Zdrój, 57-350 Kudowa-Zdrój, ul. Zdrojowa 24,
4)    Kierownik Zamawiającego – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Kudowa-Zdrój;
5)    Wykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca  osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę  lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
6)    Zamówienia publiczne – umowy odpłatne zawierane przez Zamawiającego z wykonawcami, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane;
7)    Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego – ogół czynności podejmowanych  w celu  udzielenia zamówienia publicznego;
8)    Plan zamówień – zatwierdzony przez Kierownika Zamawiającego roczny plan zamówień  publicznych Gminy Kudowa-Zdrój, sporządzony w terminie do 30 dni od dnia przyjęcia  budżetu, na podstawie przewidywanego zapotrzebowania na zakupy usług, dostaw lub  robót  budowlanych
9)    Planowane zapotrzebowanie  – zestawienie rodzajowe zapotrzebowania, sporządzane  przez  wnioskodawców, zawierające dane dotyczące kodu CPV poszczególnych  rodzajów zapotrzebowania oraz ich wartości brutto i netto oraz przewidywanego terminu ich  publikacji;
10)    RI - należy przez to rozumieć Referat Inwestycji i Rozwoju Urzędu Miasta Kudowa-Zdrój,  który odpowiedzialny jest za nadzór i koordynację nad stosowaniem procedur  związanych z udzielaniem zamówień publicznych w Urzędzie.
11)    Realizator – osoba upoważniona przez Kierownika Zamawiającego do realizacji i koordynowania zamówienia publicznego danego rodzaju; Realizatorem mogą być pracownicy Referat Inwestycji i Rozwoju Urzędu Miasta Kudowa-Zdrój lub inne osoby upoważnione przez Kierownika Zamawiającego;
12)    Wniosek – wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia  publicznego,  którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu;
13)    Wnioskodawca – kierownik referatu, osoba zatrudniona na samodzielnym stanowisku, kierownik wyodrębnionego zadania – jeżeli występuje;
14)    Komisja przetargowa – zespół powoływany przez Kierownika Zamawiającego do  przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia;
15)    Zespół ds. Nadzoru nad realizacją zamówienia -  zespół powoływany przez Kierownika  Zamawiającego przy robotach budowlanych o wartości równej lub przekraczającej  1.000.000 zł; (co najmniej dwóch członków zespołu należy powołać spośród członków  komisji przetargowej);
16)    Wspólny Słownik Zamówień (Kod CPV) – jednolity system klasyfikacji udzielanych  zamówień publicznych, którego celem jest standaryzacja terminologii wykorzystywanej przy  dokonywaniu  opisu przedmiotu zamówienia przez instytucje zamawiające. Obowiązek  posługiwania się kodem CPV w procesie opisu przedmiotu zamówienia publicznego wynika  bezpośrednio z ustawy, zestawienie kodów CPV znajduje się na stronie www.uzp.gov.pl.

Rozdział II
UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

§ 3.

1. Zamawiającym jest Gmina Miejska Kudowa-Zdrój reprezentowana w zakresie udzielania zamówień publicznych przez kierownika Zamawiającego.
2. Zamówień publicznych udziela się wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy.
3. W procesie udzielania zamówień publicznych czynnie uczestniczą: członkowie komisji przetargowej, wnioskodawca, realizator lub ich przedstawiciele, lub inni pracownicy, jeżeli uzasadnia to rodzaj bądź inne aspekty procesu udzielania zamówień.
4. Realizator pełni funkcję doradczą i wykonawczą w zakresie stosowania Prawa zamówień publicznych, w tym regulaminu i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami prawa.

§ 4.

 W procesie udzielania zamówień publicznych:

1. Kierownik Zamawiającego:
1) sprawuje nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych,
2) podejmuje decyzję o rozpoczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
3) powołuje komisję przetargową i określa organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, z uwzględnieniem §4 ust. 4 niniejszego regulaminu,
4) zatwierdza tryb postępowania,
5) zatwierdza dokumentację postępowania,
6) zawiera umowy z wybranymi w danym postępowaniu wykonawcami,
7) zatwierdza protokół z postępowania.

2. Wnioskodawca:
1) sporządza i składa u realizatora zaakceptowany wniosek o wszczęciu postępowania sporządzony wg Załącznika nr 1, wraz ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia i innych istotnych elementów zamówienia, zaakceptowany przez radcę prawnego oraz skarbnika wzór umowy lub istotne postanowienia umowy, oszacowaną wartością zamówienia, kodami CPV, wskazanym istniejącym źródłem finansowania zamówienia. Wzór oszacowania zamówienia stanowi Załącznik nr 2. Wnioskodawca określa inne wymagane formalne atrybuty dokumentacji konieczne do  uwzględnienia w związku z zawartymi umowami przez Gminę Kudowa-Zdrój, w tym szczególne sposoby oznaczenia źródeł finansowania zamówień dla projektów UE., stosowanie logotypów;
2) czynnie współpracuje z realizatorem w zakresie określenia optymalnych wymagań technicznych, eksploatacyjnych i innych dotyczących przedmiotu zamówienia;
3) czynnie uczestniczy w całym procesie udzielania zamówień publicznych, w tym w przygotowaniu i weryfikacji dokumentacji postępowania, udzielaniu odpowiedzi i informacji w trybie i czasie niezbędnym dla zachowania terminowości i prawidłowości procedur udzielania zamówień publicznych;
4) czynnie współpracuje z realizatorem przy realizacji zamówień publicznych, w tym zgłasza realizatorom wszelkie nieprawidłowości w wykonaniu przedmiotu umowy, m.in. w zakresie nieterminowego wykonania i niezgodności z przedmiotem umowy. Po weryfikacji zgodności z wymaganiami określonymi w dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, protokolarnie potwierdza odbiór rezultatów zawartej umowy;
5) pisemnie potwierdza przeprowadzenie kontroli merytorycznej dokumentacji finansowej (m.in. faktur, rachunków) dotyczącej postępowania o zamówienie publiczne zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi przepisami Zamawiającego. W zakres potwierdzenia przeprowadzenia tej kontroli wchodzi m. in.: określenie związku poniesionych kosztów z realizowanymi zadaniami statutowymi Zamawiającego, potwierdzenie realizacji przez wykonawcę zamówienia w pełni zgodnie z zawartą umową, tj. kompletnie, w terminie, bezusterkowo;
6) wnioskuje o zwiększenie kwoty przewidzianej na finansowanie danego zamówienia w przypadku gdy pierwotnie przewidziana kwota na realizację zamówienia jest niższa od oferty wykonawcy z najniższą ceną;
7) składane przez wnioskodawców zapotrzebowania nie mogą zawierać korekt i/lub uzupełnień. Realizator jest upoważniony do dokonywania w zapotrzebowaniu drobnych i nieistotnych korekt i/lub uzupełnień o charakterze formalnym, umieszczając przy tych zmianach datę i podpis. Nie dopuszcza się możliwości dokonywania korekt i/lub uzupełnień dotyczących dat i wartości zapotrzebowań.

3. Realizator:
1)  określa jako rekomendację, w oparciu o przedłożony kompletny wniosek oraz plan postępowań,  tryb udzielenia wnioskowanego zamówienia publicznego określony w ustawie;
2) przeprowadza procedurę udzielenia zamówień publicznych na podstawie otrzymanych wniosków wraz z pełną dokumentacją, do której przedłożenia zobowiązani są wnioskodawcy,  w tym w szczególności:
a) weryfikuje kompletność otrzymanej dokumentacji, a niekompletne błędne wnioski zwraca wnioskodawcy z podaniem uwag i uchybień w terminie do 2 dni od ich otrzymania. Wnioskodawca zobowiązany jest do dokonania poprawek i uzupełnień w terminie do 2 dni od przekazania przez Realizatora uwag;
b) weryfikuje dokumentację pod względem jej zgodności z postanowieniami regulaminu;
c) weryfikuje dokumentację pod względem pełnego zabezpieczenia interesów Zamawiającego;
d) sporządza, na podstawie złożonych wniosków o rozpoczęcie postępowania, Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z  załącznikami, w tym umową o udzielenie zamówienia publicznego, w uzgodnieniu z wnioskodawcami w terminie do 7 dni od otrzymania kompletnego wniosku wraz z załącznikami;
e) zamieszcza ogłoszenia o zamówieniach oraz inne informacje dotyczące prowadzonych postępowań we właściwych publikatorach, zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów i wytycznych;
f) prowadzi niezbędną korespondencję z Urzędem Zamówień Publicznych;
3) pełni funkcję sekretarza komisji przetargowej oraz protokół postępowania wraz z załącznikami (zgodnie z wymogami ustawy);
4) dokonuje w zakresie udzielonych pełnomocnictw lub rekomenduje właściwym organom Zamawiającego zmiany w warunkach prowadzonych postępowań, w tym terminów składania ofert, uwzględniając obowiązujące przepisy prawa;
5) rekomenduje unieważnienie postępowań przetargowych właściwym organom w uzasadnionych przypadkach, podając przyczynę i potencjalne skutki takiego postępowania;
6) sporządza roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych na podstawie przedłożonych zestawień zrealizowanych zamówień publicznych w danym roku budżetowym, przekazanych przez poszczególne referaty i osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach.

4. Komisja przetargowa:
Tryb powołania, zadania, organizację pracy komisji przetargowej określa „Regulamin pracy komisji przetargowej” stanowiący Załącznik nr 4.

Rozdział III
PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

§ 5.

1. W terminie do 30 dni od uchwalenia budżetu Zamawiający sporządza i upublicznia na stronie internetowej plan postępowań, które zamierza realizować w danym roku.
2. Założenia do planu sporządzają poszczególne referaty, osoby zatrudnione na samodzielnym stanowisku,  w oparciu o planowane zapotrzebowanie, które znajdują źródło swego finansowania w zabezpieczonych źródłach przychodów, lub w oparciu o dane dotyczące wydatków danego rodzaju w okresach (latach).
3. Realizator, sporządza plan postępowań na podstawie zbiorczego planu zamówień publicznych opracowanego na podstawie przekazanych przez poszczególne referaty, osoby zatrudnione na samodzielnym stanowisku, wypełnionych załączników nr 3 do niniejszego regulaminu.
4. Termin przekazania Realizatorowi dokumentów, o których mowa w ust.3 wyznacza się do 20 dni kalendarzowych od dnia uchwalenia budżetu gminy.
5. Plan zamówień publicznych stanowi podstawę określenia trybu w jakim udziela się zamówienia publicznego danego rodzaju.  
6. Plan zamówień publicznych jest sporządzany wg wzoru, który stanowi Załącznik nr 3 do regulaminu. Korekt planu dokonuje się na wzorze tożsamym z zaznaczeniem, iż jest to korekta.
7. Plan postępowań jest sporządzany wg wzoru, który stanowi Załącznik nr 3a do regulaminu. Korekt planu dokonuje się na wzorze tożsamym z zaznaczeniem, iż jest to korekta.

Rozdział IV
DOKUMENTACJA I UMOWY

§ 6.

1. Do zawierania i realizacji umów w sprawach zamówień publicznych należy stosować w szczególności przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i ustawy Kodeks cywilny.
2. Oryginalna, pełna dokumentacja dotycząca prowadzonych postępowań jest archiwizowana.
3. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z SIWZ, zawartej umowy i oferty wykonawcy musi być tożsamy.
4. W zawieranych umowach w sprawie zamówienia publicznego należy wyczerpująco umieścić zapisy zabezpieczające interesy merytoryczne i prawne Zamawiającego, w tym m.in.:
a)    precyzyjne i zgodne z SIWZ określenie przedmiotu i warunków realizacji zamówienia,
b)    precyzyjne określenie warunków odbioru (częściowego, końcowego) oraz ścisłe powiązanie ich z warunkami płatności,
c)    precyzyjne określenie warunków gwarancji,
d)    zamieszczenie klauzuli dotyczącej kar umownych lub innych sankcji w przypadku nie wypełnienia warunków umowy,
e)    zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości zmian zawartej umowy,
f)    zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości odstąpienia Zamawiającego od umowy,
g)    zamieszczenie innych klauzul dotyczących możliwości zmian zawartej umowy, z zastrzeżeniem art. 144 ustawy,
h)    zamieszczenie klauzuli dotyczącej stosowania właściwego prawa i właściwego sądu w przypadku rozstrzygania sporów dotyczących zawartej umowy.
i)    Wypełnić obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”.
5. Umowy w sprawie zamówienia publicznego podlegają weryfikacji formalno-prawnej przez radcę prawnego, co jest potwierdzane pisemnie na tym dokumencie, chyba że szczególne przepisy wewnętrzne stanowią inaczej.
6. Osobą uprawnioną do podpisywania umów w sprawach zamówień publicznych jest Kierownik Zamawiającego bądź osoba przez niego upoważniona. Umowa w sprawach zamówień publicznych przed jej zawarciem wymaga kontrasygnaty Skarbnika Gminy Miejskiej  Kudowa-Zdrój lub osoby przez niego upoważnionej  oraz radcy prawnego.
7. W trakcie prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający sporządza protokół, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy.

Rozdział V

ZAMÓWIENIA NA USŁUGI SPOŁECZNE I  INNE SZCZEGÓLNE USŁUGI O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ PRZEKRACZAJĄCEJ KWOTĘ 30 000 EURO NETTO ORAZ MNIEJSZEJ NIŻ WYRAŻONA W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY 750 000 EURO.

§ 7.

1.    Przedmiotem zamówienia na usługi społeczne są usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE.
2.    Do zamówień na usługi społeczne i  inne szczególne usługi o wartości przekraczającej kwotę 30 000 euro netto oraz mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 750 000 euro stosuje się przepisy niniejszego regulaminu opracowanego zgodnie z Ustawą Pzp – Rozdział 6 art. 138o.
3.    Do zamówień na usługi społeczne i  inne szczególne usługi, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 750 000 euro stosuje się przepisy Ustawy Pzp – Rozdział 6 (z wyłączeniem zapisów art. 138o).
4.    Za przygotowanie zamówienia na usługi społeczne odpowiada Pracownik merytoryczny.
5.    Zamówienie na usługi społeczne i  inne szczególne usługi przeprowadza się z przestrzeganiem zasad przejrzystości, obiektywizmu i  niedyskryminacji.

Rozdział VI
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 8.

Tracą moc zarządzenia:
1.    Do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy zarządzenia Nr 0050.162.2018 Burmistrza Miasta Kudowa – Zdrój z dnia 26 lipca 2018 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz regulaminu komisji przetargowej w Urzędzie Miasta Kudowy – Zdroju.
2.    Traci moc Zarządzenie Nr 0050.162.2018 Burmistrza Miasta Kudowa – Zdrój z dnia 26 lipca 2018 r.  w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz regulaminu komisji przetargowej w Urzędzie Miasta Kudowy – Zdroju oraz Nr 0050.270.2018 Burmistrza Miasta Kudowa – Zdrój z dnia 23 listopada 2018 r. w sprawie: zmiany Zarządzenia Nr 0050.162.2018 Burmistrza Miasta Kudowa – Zdrój z dnia 26 lipca 2018 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz regulaminu komisji przetargowej w Urzędzie Miasta w Kudowie – Zdroju.

§ 9.

Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Kudowie-Zdroju.

§ 10.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.

Z up. Burmistrza
Zastępca Burmistrza
Mariusz Fleszar