Zarządzenie Nr 0050.23.2021
Burmistrza Miasta Kudowa-Zdrój
z dnia 05 lutego 2021 r.

w sprawie Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych przez Gminę Kudowa-Zdrój

Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 713 ze zm.), w związku z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tj. Dz.U. 2019 poz. 869 ze zm.) i art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) oraz obowiązującego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych

zarządzam co następuje:

Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1.

1.    Zapisy Regulaminu mają zastosowanie do udzielanych przez Gminę Kudowa-Zdrój  zamówień publicznych.
2.    Udzielanie zamówień, o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 zł netto określoną w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, odbywa się zgodnie
z procedurami określonymi w ustawie.

§ 2.

Użyte w niniejszym Regulaminie określenia oznaczają:
1)    Ustawa - ustawę z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.),
2)    Regulamin - Regulamin planowania i udzielania zamówień publicznych przez Gminę Kudowa-Zdrój  wraz z załącznikami,
3)    Zamawiający –  należy przez to rozumieć Gminę Kudowa-Zdrój, 57-350 Kudowa-Zdrój, ul. Zdrojowa 24,
4)    Kierownik Zamawiającego – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Kudowa-Zdrój;
5)    Wykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca  osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę  lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
6)    Zamówienia publiczne – należy przez to rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług;
7)    Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego – należy przez to rozumieć postępowanie wszczynane przez przekazanie albo zamieszczenie ogłoszenia, przekazanie zaproszenia do negocjacji albo zaproszenia do składania ofert, prowadzone jako uporządkowany ciąg czynności, których podstawą są warunki zamówienia ustalone przez zamawiającego, prowadzące do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, kończące się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo jego unieważnieniem, z tym że zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego nie stanowi czynności w tym postępowaniu;
8)    Plan postępowań - plan zamówieni publicznych o wartości równej lub przekraczającej 130 000 zł netto, które zamierza realizować w danym roku, sporządzany na podstawie zbiorczego planu zamówień publicznych w terminie do 30 dni od uchwalenia budżetu i upubliczniany w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zamawiającego zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy Pzp. Upublicznienia wymaga również każda zmiana w planie postępowań poprzez jego aktualizację.
9)    Zbiorczy plan zamówień publicznych - roczny plan zamówień publicznych Gminy Kudowa-Zdrój opracowywany wg założeń do planu (cząstkowych planów zamówień publicznych) sporządzanych przez kierowników referatów lub osób zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach,  w oparciu o uzgodnione ze skarbnikiem gminy planowane zapotrzebowanie na zakupy usług, dostaw lub  robót  budowlanych, zawierające dane dotyczące kodu CPV poszczególnych  rodzajów zapotrzebowania oraz ich wartości brutto i netto oraz przewidywanego terminu ich  wszczęcia/publikacji.
10)    RI - należy przez to rozumieć Referat Inwestycji i Rozwoju Urzędu Miasta Kudowa-Zdrój,  który odpowiedzialny jest za nadzór i koordynację nad stosowaniem procedur  związanych z udzielaniem zamówień publicznych w Urzędzie.
11)    Realizator – osoba upoważniona przez Kierownika Zamawiającego do realizacji i koordynowania zamówienia publicznego danego rodzaju; Realizatorem mogą być pracownicy Referat Inwestycji i Rozwoju Urzędu Miasta Kudowa-Zdrój lub inne osoby upoważnione przez Kierownika Zamawiającego;
12)    Wniosek – wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia  publicznego,  którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu; Należy przez to rozumieć dokument wewnętrzny stanowiący podstawę wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000,00 zł netto, kierowany do Realizatora przez Wnioskodawcę, który odpowiada merytorycznie za przedmiot zamówienia
13)    Wnioskodawca – kierownik referatu, osoba zatrudniona na samodzielnym stanowisku, kierownik wyodrębnionego zadania – jeżeli występuje;
14)    Wykonawca umowy – osoba realizująca i nadzorująca wykonanie zamówienia zgodnie z jej zapisami.
15)    Komisja przetargowa – zespół powoływany przez Kierownika Zamawiającego do  przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia;
16)    Wspólny Słownik Zamówień (Kod CPV) – jednolity system klasyfikacji udzielanych  zamówień publicznych, którego celem jest standaryzacja terminologii wykorzystywanej przy  dokonywaniu  opisu przedmiotu zamówienia przez instytucje zamawiające. Obowiązek  posługiwania się kodem CPV w procesie opisu przedmiotu zamówienia publicznego wynika  bezpośrednio z ustawy, zestawienie kodów CPV znajduje się na stronie www.uzp.gov.pl.
17)    Dokumentach zamówienia -   należy   przez   to   rozumieć   dokumenty   sporządzone   przez zamawiającego lub dokumenty, do których zamawiający się odwołuje, inne niż ogłoszenie, służące do określenia lub opisania warunków zamówienia, w tym specyfikacja warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań;
18)    Środkach komunikacji elektronicznej - należy przez to rozumieć środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
19)    Pisemności – należy przez to rozumieć sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
20)    Podmiotowych środkach dowodowych – należy przez to rozumieć środki służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, z wyjątkiem oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1;
21)    Przedmiotowych środkach dowodowych – należy przez to rozumieć środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia;
22)    Warunkach zamówienia – należy przez to rozumieć warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego;
23)    Opis potrzeb i wymagań (OPW)– dokument sporządzany w celu ustalenia przez wykonawców charakteru i zakresu zamówienia oraz wymagań formalnych i proceduralnych dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia.
24)    Analiza potrzeb i wymagań (APiW)– analiza wykonywana przez Zamawiającego przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, który dokonuje analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia. APiW obejmuje w szczególności: badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych; rozeznanie rynku w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb oraz w aspekcie możliwych wariantów realizacji zamówienia albo wskazuje, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia.

Rozdział II
UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

§ 3.

1.    Udzielanie zamówień:
1.    Zamawiającym jest Gmina Miejska Kudowa-Zdrój reprezentowana w zakresie udzielania zamówień publicznych przez kierownika Zamawiającego.
2.    Zamówień publicznych udziela się wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy.
3.    W procesie udzielania zamówień publicznych czynnie uczestniczą: członkowie komisji przetargowej, wnioskodawca, realizator lub ich przedstawiciele, lub inni pracownicy, jeżeli uzasadnia to rodzaj bądź inne aspekty procesu udzielania zamówień.
4.    Realizator pełni funkcję doradczą i wykonawczą w zakresie stosowania Prawa zamówień publicznych, w tym regulaminu i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami prawa.
2.    Zasady udzielania zamówień:
1.    Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób: zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców; przejrzysty; proporcjonalny;
2.    Zamawiający udziela zamówienia w sposób zapewniający najlepszą jakość dostaw, usług oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach środków, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację, oraz uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, środowiskowych oraz gospodarczych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danym zamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów;
3.    Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy Pzp;
4.    Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm;
5.    Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne; ograniczenie dostępu do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia możliwe jest tylko w przypadkach określonych w ustawie;
6.    Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim, z zachowaniem formy pisemnej, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie;
3.    Opis przedmiotu zamówienia:
1.    Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, uwzględniając przy tym wymagania określone w art. 99-103 ustawy Pzp.
2.    Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień.
3.    Za prawidłowość opisu przedmiotu zamówienia odpowiedzialny jest Wnioskodawca.
4.    Szacowanie wartości zamówienia:
1.    Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.
2.    Szczegółowe przepisy dotyczące szacowania wartości zamówienia zawarte są w art. 28-36 ustawy Pzp.
3.    Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu uniknięcia obowiązku stosowania ustawy Pzp;
4.    Za prawidłowość oszacowania wartości zamówienia odpowiedzialny jest Wnioskodawca.

§ 4.

W procesie udzielania zamówień publicznych:

1. Kierownik Zamawiającego:
1) sprawuje nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych,
2) podejmuje decyzję o rozpoczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
3) powołuje komisję przetargową i określa organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, z uwzględnieniem §4 ust. 4 niniejszego regulaminu,
4) zatwierdza tryb postępowania,
5) zatwierdza dokumentację postępowania,
6) zawiera umowy z wybranymi w danym postępowaniu wykonawcami,
7) zatwierdza protokół z postępowania.

2. Wnioskodawca:
1)    przed rozpoczęciem czynności przygotowania postępowania: składa oświadczenie o niekaralności (art. 56 Nowego pzp).
2)    sporządza i składa u realizatora zaakceptowany wniosek o wszczęciu postępowania sporządzony wg Załącznika nr 1, wraz ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia i innych istotnych elementów zamówienia, wzór umowy lub istotne postanowienia umowy zaakceptowane przez radcę prawnego oraz skarbnika; oszacowaną z należytą starannością i udokumentowaną wartością zamówienia, kodami CPV, wskazanym istniejącym źródłem finansowania zamówienia. Wzór oszacowania zamówienia stanowi Załącznik nr 2.
3)    uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje po zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego wniosku jw. w granicach środków zabezpieczonych w budżecie na realizację zamówienia.
4)    przy opracowywaniu wzoru umowy lub istotnych postanowień umowy należy uwzględnić w szczególności: kształtowanie obowiązków wykonawców; zakres i obszary zaangażowania zamawiającego; termin realizacji; newralgiczne zadania, ryzyka pod kątem kar umownych; decyzję dotyczącą zabezpieczenia należytego wykonania umowy w kontekście żądania oraz wartości; katalog zmian do umowy; decyzję dotyczącą gwarancji w tym rozważenie minimalnego i maksymalnego terminu, zasad waloryzacji poprzez wskazanie „koszyka waloryzacyjnego”;
5)    Wnioskodawca określa również inne wymagane formalne atrybuty dokumentacji konieczne do  uwzględnienia w związku z zawartymi umowami przez Gminę Kudowa-Zdrój, w tym szczególne sposoby oznaczenia źródeł finansowania zamówień dla projektów UE., stosowanie logotypów; w przypadku konieczności użycia w OPZ nazw własnych określenia równoważność wraz z opisaniem kryteriów równoważności;
6)    Do obowiązków Wnioskodawcy należ również udział w ustaleniu podmiotowych środków dowodowych jak również  przedmiotowych środków dowodowych wraz z decyzją o ich możliwości uzupełniania; rozważenie wizji, zebrania wykonawców; wskazanie czynności do wykonywania przez osoby zatrudnione na umowę o pracę; rozważenie możliwości przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych i czynny w nich udział; uzasadnienie do braku podziału zamówienia na części; propozycja warunków udziału w postępowaniu dotycząca uprawnień, doświadczenia, wykazu osób, sprzętu, zdolności ekonomicznej lub finansowej; propozycja  kryteriów oceny  ofert  i  oceny  ich  spełniania  i przyznawanej punktacji;
7)    Jeżeli Zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, w celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia, wykonawca składa je wraz z ofertą. W przypadku, gdy wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Zasady tej nie stosuje się, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert.
8)    czynnie współpracuje z realizatorem w zakresie określenia optymalnych wymagań technicznych, eksploatacyjnych i innych dotyczących przedmiotu zamówienia;
9)    czynnie uczestniczy w całym procesie udzielania zamówień publicznych, w tym w przygotowaniu i weryfikacji dokumentacji postępowania, udzielaniu odpowiedzi i wyjaśnień do  SWZ,  zarzutów  w  razie  wniesienia odwołania w trybie i czasie niezbędnym dla zachowania terminowości i prawidłowości procedur udzielania zamówień publicznych; sugestii zmian SWZ; sugestii dłuższego TSO lub wydłużenia TSO; weryfikacji spełniania warunków pozytywnych (doświadczenie itp.); badania pod kątem rażąco niskiej ceny i ocena wyjaśnień wykonawcy, badania ofert na podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert; wyjaśnienia ofert; udziału w negocjacjach w trybach negocjacyjnych  oraz w postępowaniach krajowych z negocjacjami ;
10)    czynnie współpracuje z Wykonawcą celem realizacji zamówienia, w tym zgłasza wszelkie nieprawidłowości w wykonaniu przedmiotu umowy, m.in. w zakresie nieterminowego wykonania i niezgodności z przedmiotem umowy,  reagowania, rozważania i oceny zasadności wprowadzania zmian do umów; oceny zasadności waloryzacji w tym oceny wniosku wykonawcy i zasadności; (o ile wystąpi potrzeba); zgłaszania konieczności naliczenia kar; zaangażowania w razie potrzeby odstąpienia/wypowiedzenia umowy; przygotowania raportu z realizacji jeżeli zaistnieje taka potrzeba; przygotowania informacji do ogłoszenia z realizacji umowy (zmiany umów, ocena jakości wykonania)
11)    po weryfikacji zgodności z wymaganiami określonymi w dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, przygotowuje protokołów odbioru i potwierdza odbiór rezultatów zawartej umowy;
12)    pisemnie potwierdza przeprowadzenie kontroli merytorycznej dokumentacji finansowej (m.in. faktur, rachunków) dotyczącej postępowania o zamówienie publiczne zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi przepisami Zamawiającego. W zakres potwierdzenia przeprowadzenia tej kontroli wchodzi m. in.: określenie związku poniesionych kosztów z realizowanymi zadaniami statutowymi Zamawiającego, potwierdzenie realizacji przez wykonawcę zamówienia w pełni zgodnie z zawartą umową, tj. kompletnie, w terminie, bezusterkowo.
13)    wnioskuje o zwiększenie kwoty przewidzianej na finansowanie danego zamówienia w przypadku gdy pierwotnie przewidziana kwota na realizację zamówienia jest niższa od oferty wykonawcy z najniższą ceną;

3. Realizator:
1)    określa jako rekomendację, w oparciu o przedłożony kompletny wniosek oraz plan postępowań,  tryb udzielenia wnioskowanego zamówienia publicznego określony w ustawie;
2)    przeprowadza procedurę udzielenia zamówień publicznych na podstawie otrzymanych wniosków wraz z pełną dokumentacją, do której przedłożenia zobowiązani są wnioskodawcy,  w tym w szczególności:
a)    weryfikuje kompletność otrzymanej dokumentacji, a niekompletne błędne wnioski zwraca wnioskodawcy z podaniem uwag i uchybień w terminie do 3 dni od ich otrzymania. Wnioskodawca zobowiązany jest do dokonania poprawek i uzupełnień w terminie do 3 dni od przekazania przez Realizatora uwag;
b)    weryfikuje dokumentację pod względem jej zgodności z postanowieniami regulaminu;
c)    weryfikuje dokumentację pod względem pełnego zabezpieczenia interesów Zamawiającego;
d)    sporządza, na podstawie złożonych wniosków o rozpoczęcie postępowania, Specyfikację Warunków Zamówienia wraz z  załącznikami, w tym umową o udzielenie zamówienia publicznego, w uzgodnieniu z wnioskodawcami w terminie do 7 dni od otrzymania kompletnego wniosku wraz z załącznikami;
e)    zamieszcza ogłoszenia o zamówieniach oraz inne informacje dotyczące prowadzonych postępowań we właściwych publikatorach, zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów i wytycznych;
f)    zamieszcza Specyfikację Warunków Zamówienia ( SWZ) zgodnie z art 281 Ustawy Pzp oraz inne dokumenty dotyczące zamówienia na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
g)    po otwarciu ofert niezwłocznie na stronie internetowej prowadzonego postępowania podaje informację o wykonawcach, którzy złożyli oferty, ale nie później niż następnego dnia po dniu, w którym termin upłynął.
h)    nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia ofert lub unieważnienia postępowania przekazuje Prezesowi UZP informację o złożonych ofertach..
i)    zamieszcza informacje o wynikach postępowania, o udzieleniu zamówienia lub unieważnieniu postępowania w BZP w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania.
j)    prowadzi niezbędną korespondencję z Urzędem Zamówień Publicznych;
3)    pełni funkcję sekretarza komisji przetargowej oraz protokół postępowania wraz z załącznikami (zgodnie z wymogami ustawy);
4)    dokonuje w zakresie udzielonych pełnomocnictw lub rekomenduje właściwym organom Zamawiającego zmiany w warunkach prowadzonych postępowań, w tym terminów składania ofert, uwzględniając obowiązujące przepisy prawa;
5)    rekomenduje unieważnienie postępowań przetargowych właściwym organom w uzasadnionych przypadkach, podając przyczynę i potencjalne skutki takiego postępowania;
6)    sporządza roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych na podstawie przedłożonych zestawień zrealizowanych zamówień publicznych w danym roku budżetowym, przekazanych przez poszczególne referaty i osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach.
7)    W trakcie prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający sporządza protokół, o którym mowa w art. 71 ust. 1 ustawy.

4. Komisja przetargowa:
Tryb powołania, zadania, organizację pracy komisji przetargowej określa „Regulamin pracy komisji przetargowej” stanowiący Załącznik nr 4.

Rozdział III
PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

§ 5.

1.    W terminie do 30 dni od uchwalenia budżetu Zamawiający sporządza i upublicznia na stronie internetowej plan postępowań o wartości równej lub przekraczającej 130 000 zł netto, które zamierza realizować w danym roku.
2.    Plan postępowań o udzielenie zamówień o wartości równej lub przekraczającej 130 000 zł netto zawiera w szczególności informacje dotyczące:
-    przedmiotu zamówienia;
-    rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;
-    przewidywanego trybu albo procedury udzielenia zamówienia;
-    orientacyjnej wartości zamówienia;
-    przewidywanego terminu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.
3.    Założenia do planu (cząstkowe plany zamówień publicznych) sporządzają kierownicy referatów lub osoby zatrudnione na samodzielnym stanowisku,  w oparciu o planowane zapotrzebowanie, które znajdują źródło swego finansowania w zabezpieczonych źródłach przychodów, lub w oparciu o dane dotyczące wydatków danego rodzaju w okresach (latach). określają orientacyjną wartość zamówień; zachodzącą agregację, przeprowadzają weryfikację zamówień do 130.000 zł wraz z uzasadnieniem wartości jednorazowych zakupów; rozważeniem opcji, zamówień uzupełniających/podobnych i wznowień na podstawie aktualnego planu zamówień publicznych;
4.    Osoby sporządzające założenia do planu zobowiązane są do wykonania analiza potrzeb w zamówieniach powyżej progów unijnych oraz przeprowadzenia analizy w zamówieniach krajowych w zakresie stosowania zasady efektywności ekonomicznej);
5.    Realizator, sporządza plan postępowań na podstawie zbiorczego planu zamówień publicznych opracowanego na podstawie przekazanych przez poszczególne referaty, osoby zatrudnione na samodzielnym stanowisku, wypełnionych załączników nr 3 do niniejszego regulaminu.
6.    Termin przekazania Realizatorowi dokumentów, o których mowa w ust.3 wyznacza się do 20 dni kalendarzowych od dnia uchwalenia budżetu gminy.
7.    Plan zamówień publicznych stanowi podstawę określenia trybu w jakim udziela się zamówienia publicznego danego rodzaju.  
8.    Plan zamówień publicznych jest sporządzany wg wzoru, który stanowi Załącznik nr 3 do regulaminu. Korekt planu dokonuje się na wzorze tożsamym z zaznaczeniem, iż jest to korekta.
9.    Plan postępowań jest sporządzany wg wzoru, który stanowi Załącznik nr 3a do regulaminu.
10.    Każda zmiana w planie postępowań o wartości równej lub przekraczającej 130 000 zł netto wymaga zamieszczenia jego aktualizacji w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zamawiającego zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy Pzp. Mając to na uwadze zobowiązuje się kierowników referatu, osoby zatrudnione na samodzielnym stanowisku, kierowników wyodrębnionych zadań – jeżeli występują do niezwłocznego przekazywania pracownikowi upoważnionemu do realizacji i koordynowania zamówień publicznych wszystkich aktualizacji planu postępowań celem zamieszczenia zmiany w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zamawiającego.
11.    Każdą aktualizację planu postępowań należy dokonywać na wzorze jak wyżej, przy czym aktualizacja może polegać na zmianie, dodaniu lub rezygnacji z pozycji planu.

Rozdział IV
DOKUMENTACJA I UMOWY

§ 6.

1.    Do zawierania i realizacji umów w sprawach zamówień publicznych należy stosować w szczególności przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i ustawy Kodeks cywilny.
2.    Umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej;
3.    Umowy są jawne i podlegają udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej;
4.    Oryginalna, pełna dokumentacja dotycząca prowadzonych postępowań jest archiwizowana.
5.    Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z SWZ, zawartej umowy i oferty wykonawcy musi być tożsamy.
6.    W zawieranych umowach w sprawie zamówienia publicznego należy wyczerpująco umieścić zapisy zabezpieczające interesy merytoryczne i prawne Zamawiającego, o których mowa w § 4 ust. 2.pkt 4., oraz:
a)    precyzyjne i zgodne z SWZ określenie przedmiotu i warunków realizacji zamówienia,
b)    precyzyjne określenie warunków odbioru (częściowego, końcowego) oraz ścisłe powiązanie ich z warunkami płatności,
c)    precyzyjne określenie warunków gwarancji,
d)    zamieszczenie klauzuli dotyczącej kar umownych lub innych sankcji w przypadku nie wypełnienia warunków umowy,
e)    zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości odstąpienia Zamawiającego od umowy,
f)    zamieszczenie klauzul dotyczących możliwości zmian zawartej umowy, z zastrzeżeniem art. 454 i 455 ustawy,
g)    zamieszczenie klauzuli dotyczącej stosowania właściwego prawa i właściwego sądu w przypadku rozstrzygania sporów dotyczących zawartej umowy.
h)    Wypełnić obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”.
7.    Projektowane postanowienia umowy nie mogą przewidywać:
1.    odpowiedzialności wykonawcy za opóźnienie, chyba że jest to uzasadnione okolicznościami lub zakresem zamówienia;
2.    naliczania kar umownych za zachowanie wykonawcy niezwiązane bezpośrednio lub pośrednio z przedmiotem umowy lub jej prawidłowym wykonaniem;
3.    odpowiedzialności wykonawcy za okoliczności, za które wyłączną odpowiedzialność ponosi zamawiający;
4.    możliwości ograniczenia zakresu zamówienia przez zamawiającego bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia stron;
5.    Szczegółowe przepisy dotyczące umów w sprawie zamówienia publicznego zawarte są w Dziale VII ustawy Pzp.
8.    Za przygotowanie projektu umowy/umowy w sprawie zamówienia publicznego lub istotnych postanowień, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, odpowiedzialny jest Wnioskodawca.
9.    Zobowiązuje się Wnioskodawców do rejestrowania każdej umowy zawartej w wyniku realizacji zamówienia publicznego wg zasad i w terminie ustalonym przez Kierownika Zamawiającego od dnia jej podpisania.
10.    Wykonawca umowy jest zobowiązany do sporządzenia Raportu z realizacji zamówienia w przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 446 ustawy Pzp w którym dokonuje oceny tej realizacji w przypadku gdy:
-    na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej,
-    na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej,
-    wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej 30 dni,
-    zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części.
Zamawiający sporządza raport w terminie miesiąca od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.
11.    Umowy w sprawie zamówienia publicznego podlegają weryfikacji formalno-prawnej przez radcę prawnego, co jest potwierdzane pisemnie na tym dokumencie, chyba że szczególne przepisy wewnętrzne stanowią inaczej.
12.    Osobą uprawnioną do podpisywania umów w sprawach zamówień publicznych jest Kierownik Zamawiającego bądź osoba przez niego upoważniona. Umowa w sprawach zamówień publicznych przed jej zawarciem wymaga kontrasygnaty Skarbnika Gminy Miejskiej  Kudowa-Zdrój lub osoby przez niego upoważnionej  oraz radcy prawnego.
13.    W przypadku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne wraz z wnioskiem o uruchomienie postępowania Wnioskodawca przedkłada Analizę potrzeb i wymagań, o której mowa w art. 83 ustawy Pzp.
14.    Realizator na podstawie przekazanej przez Wnioskodawcą dokumentacji sporządza dokumenty zamówienia, tj. specyfikację warunków zamówienia, zwanej dalej SWZ lub opis potrzeb i wymagań, zwany dalej OPiW.
15.    SWZ / OPiW zostają przedłożone do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej.
16.    W przypadku potrzeby uzupełnienia lub zmiany dokumentów zamówienia, Wnioskodawca przekazuje realizatorowi  informacje uzupełniające, które po dokonaniu w nich stosownych korekt i uzupełnień ponownie przedstawiane są do zatwierdzenia jako zmiana dokumentów zamówienia.
17.    Realizacja zamówienia
1.    Realizator prowadzi postępowanie do momentu rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2.    Za zawarcie, realizację i rozliczenie umowy odpowiada Wykonawcę zamówienia.
3.    Nadzór nad prawidłową realizacją zmówienia prowadzony jest przez Wykonawcę zamówienia.
4.    Wykonawcę zamówienia/Wnioskodawca odpowiedzialna jest za zachowanie ciągłości oraz zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy zgodnie z ustawa Pzp.
5.    Niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, jednak nie później niż w terminie 7 dni  Wykonawca zamówienia/Wnioskodawca przekazuje jeden jej egzemplarz Realizatorowi celem zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
6.    W przypadku konieczności sporządzenia aneksu do umowy, Wykonawca zamówienia/Wnioskodawca jest odpowiedzialny za uzgodnienie pod względem formalno-prawnym treści aneksu z radcą prawnym i zawarcie aneksu z wykonawcą, po uzyskaniu akceptacji Kierownika Zamawiającego.
7.    Niezwłocznie po zawarciu aneksu Wykonawca zamówienia/Wnioskodawca przekazuje do Realizatorowi kopię aneksu celem zamieszczenia lub przekazania do publikacji ogłoszenia o zmianie umowy.
8.    W związku z koniecznością zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wykonaniu umowy, zobowiązuje się Wykonawcę zamówienia/Wnioskodawcę, o przekazanie Realizatorowi informacji dotyczących przebiegu realizacji umowy niezwłocznie po wykonaniu umowy, jednak nie później niż w terminie 7 dni, w tym:
a.    informacji, czy umowa została wykonana;
b.    terminu wykonania umowy, w tym informacji czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie;
c.    informacji o zmianach umowy, w tym informacji o podstawie prawnej uprawniającej do zmiany umowy, przyczyny dokonania zmian, krótkiego opisu zamówienia po zmianie, wartości zmiany wraz z informacją o ewentualnym wzroście wynagrodzenia w związku ze zmianą umowy (jeżeli dotyczy, informacja podawana tyle razy, ile jest to konieczne);
d.    łącznej wartości wynagrodzenia wypłaconej z tytułu zrealizowanej umowy;
e.    informacji, czy umowa została wykonana należycie;
f.    informacji czy podczas realizacji zamówienia, zamawiający dokonywał kontroli, czy wykonawca spełnił przewidziane w zawartej umowie wymagania związane z realizacją zamówienia (jeżeli dotyczy):
-    w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp,
-    obejmujące aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, zgodnie z art. 96 ustawy,
-    w zakresie żądania określonej etykiety lub wskazania mającego zastosowanie wymagania określonej etykiety, zgodnie z art. 104 ustawy Pzp.

Rozdział V
ZAMÓWIENIA NA USŁUGI SPOŁECZNE I  INNE SZCZEGÓLNE USŁUGI O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ PRZEKRACZAJĄCEJ KWOTĘ 130 000 ZŁOTYCH NETTO ORAZ MNIEJSZEJ NIŻ WYRAŻONA W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY 750 000 EURO.

§ 7.

1.    Przedmiotem zamówienia na usługi społeczne są usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE.
2.    Do zamówień na usługi społeczne i  inne szczególne usługi, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 750 000 euro stosuje się przepisy Ustawy Pzp – Rozdział 4.
3.    Przy udzielaniu zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi stosuje się prze-pisy ustawy właściwe dla:
-    zamówień klasycznych, o wartości równej lub przekraczającej progi unijne – jeżeli wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro, z uwzględnieniem zmian wynikających z niniejszego rozdziału;
-    zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne – jeżeli wartość zamówienia wyrażona w złotych jest mniejsza niż równowartość kwoty 750 000 euro, nie mniejsza jednak niż równowartość kwoty 130 000 złotych.
4.    Za przygotowanie zamówienia na usługi społeczne odpowiada Pracownik merytoryczny.

Rozdział VI
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 8.

1.    Do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed dniem 1 stycznia 2021 roku stosuje się przepisy Zarządzenia Nr 0050.175.2019 Burmistrza Miasta Kudowa-Zdrój z dnia 4 września 2019 r. w sprawie Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych  przez Gminę Kudowa-Zdrój.
2.    Traci moc Zarządzenie Nr 0050.175.2019 Burmistrza Miasta Kudowa-Zdrój z dnia 4 września 2019 r. w sprawie Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych  przez Gminę Kudowa-Zdrój.

§ 9

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Kudowie-Zdroju, pracownikom na samodzielnych stanowiskach i kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych.

§ 10

Zarządzenie wchodzi z dniem wydania.

Burmistrz
Aneta Potoczna