Zarządzenie Nr 225/10
Burmistrza Miasta Kudowa-Zdrój
 z dnia 30 grudnia 2010 roku

w sprawie: wprowadzenia procedur systemu kontroli zarządczej obowiazujących w Urzędzie Miasta w Kudowie-Zdroju oraz procedur kontroli zarządczej dotyczącej kontroli podległych jednostek organizacyjnych.

Działając na pdstawie art. 69 ust 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami) oraz na podstawie standardów kontroli zarządczej ogłoszonych w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urzęd. Min. Finansów Nr 15, poz. 84), zarządzam co następuje:

§ 1

1. Najważniejszym elementem kontroli zarządczej jest system wyznaczania celów i zadań jednostkowych i sposobów ich monitorowania dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
2. Przeprowadzenie kontroli zarządczej realizuje cele kontroli, a w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem.

§ 2

1. Procedury wewnętrzne dotyczące realizacji zadań,o których mowa w § 1 niniejszego zarzadzenia opiera się o: 
a) uregulowania zawarte w zarzadzeniach wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie Miasta Kudowa-Zdrój tj.: wewnętrzne regulacje prawne zapisane w Zarządzeniach Burmistrza Miasta Kudowa-Zdrój,
b) analizę regulaminu organizacyjnego,
c) analizę dokumentacji kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
d) sprawozdania finansowe i sprawozdania z wykonania budżetu,
e) rozmowy z Burmistrzem, Skarbnikiem i Sekretarzem Gminy,
f) zewnętrzne źródła informacji,
g) doświadczenia kontrolujących,
h) protokoły z kontroli wewnętrznej.
2. Kontrola zarządcza jednostek organizacyjnych Gminy Kudowa-Zdrój opiera się na analizie ryzyk związanych z funkcjonowaniem poszczególnych jednostek,                       w oparciu o:
a) wewnętrzne regulacje prawne,
b) analizy regulaminu organizacyjnego,
c) analizę dokumentacji kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
d) sprawozdania finansowe i sprawozdania z wykonania planów finnasowych,
e) rozmowy z Burmistrzem, Skarbnikiem i Sekretarzem Gminy, Dyrektorem / Kierownikiem jednostki organizacyjnej,
f) zewnętrzne źródła informacji,
g) doświadczenia kontrolujących,
h) protokoły z kontroli wewnętrznej.
3. Analizy ryzyka dokonuje się co rocznie w oparciu o dostępne materiały i informacje zapewniając tym samym ciągłość podejmowanych działań.
4. Dokonując analizy ryzyka dotyczącej wyodrębnianych obszarów bierze się pod uwagę następujące kryteria oceny ryzyka:
a) ustalenia kontroli wewnętrznych i zewnętrznych,
b) ocena wrażliwości,
c) środowisko kontrolne,
d) zaufanie kierownictwa,
e) zmiany w ludziach/systemach,
f) złożoność.
5. Analiza ryzyka zawarta jest każdorazowo w protokole z przeprowadzonej kontroli zarządczej.
6. Analiza ryzyka winna zawierać następujące elementy:
- wskazanie obszarów ryzyka, ze względu na stopień ich ważności,
- identyfikację najważniejszych ryzyk,
- wskazanie prawdopodobieństwa wystąpienia w skali od 1 do 5,
- wskazanie miary negatywnego wpływu na funkcjonowanie jednostki w skali            od 1 do 5, przypisując odpowiedni poziom ryzyzka od niskiego, poprzez średni do wysokiego.
7. Dokonując analizy ryzyka w poszczególnych obszarach ryzyka kontrolujący opiera się również na szczegółowych zapisach zawieranych w poszczegolnych zakresach obowiazków wynikajacych z zakresu czynności jak i zadań przypisanych danemu stanowisku pracy w Statucie czy Regulaminie organizacyjnym jednostki.

§ 3

1. Wprowadza się zasady rejestrowania procedur kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta w Kudowie-Zdroju i jednostkach podległych.
2. Każda pisemna procedura kontroli zarządczej, zwana dalej procedurą, podlega rejestracji, niezwłocznie po jej podpisaniu przez kierownika jednostki.
3. Procedury wprowadza się w formie zarzadzeń kierownika jednostki.
4. Rejestr procedur prowadzi dział księgowości wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 4

1. Wprowadza się w życie Kodeks Etyki pracownika samorządowego, który  określony został w załączniku nr 2 do zarządzenia.
2. Wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z postanowieniami Kodeksu Etyki stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 5

Ustala się procedurę przeprowadzania kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych:
1.  Ustalenia Ogólne
1) O terminie rozpoczęcia planowanej kontroli Burmistrz Miasta Kudowa-Zdrój  lub osoba przez niego upoważniona powiadamia kierownika jednostki kontrolowanej.
2) Kontrolujący przystępują do wykonywania czynności kontrolnych po okazaniu imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, określającego nazwę jednostki kontrolowanej oraz orientacyjny czas trwania kontroli.
3) Zakres kontroli każdorazowo określany jest w harmonogramie kontroli na dany rok budżetowy.
4) Imienne upoważnienia do przeprowadzania kontroli wystawia Burmistrz Miasta Kudowa-Zdrój.
5) Inspektor podlega wyłączeniu od czynności kontrolnych, jeżeli on sam lub członkowie jego rodziny pozostają w stosunkach prawnych lub osobistych z jednostką kontrolowaną, a charakter tych stosunków nasuwa wątpliwość co do bezstronności inspektora. Wyłączenie inspektora następuje w takiej sytuacji na wniosek samego inspektora, z urzędu lub na wniosek zgłoszony wraz z uzasadnieniem przez kierownika jednostki kontrolowanej.
2.   Czynności kontrolne
1) Czynności kontrolne przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej lub za zgodą Kierownika jednostki udostępniane są materiały do kontroli na zewnątrz.
2) Czynności kontrolne przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej.
3) Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany zapewnić inspektorowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzania kontroli.
4) Inspektor dokonuje ustaleń kontroli na podstawie dokumentacji gospodarki finansowej i rzeczowej oraz zgromadzonych w toku kontroli informacji.
5) Dokumentacja zbierana w czasie kontroli przechowywana jest w warunkach uniemożliwiających dostęp do niej osobom nieupoważnionym.
6) Inspektor może sporządzać lub zalecać sporządzenie niezbędnych do kontroli odpisów oraz wyciągów z dokumentów.
7) Pracownicy jednostki kontrolowanej obowiązani są udzielić inspektorowi wyjaśnień ustnych i pisemnych w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli w zakresie wynikającym z powierzonych im czynności służbowych.
8) Podczas czynności kontrolnych inspektor informuje sukcesywnie kierownika jednostki kontrolowanej o stwierdzonych w toku kontroli uchybieniach i nieprawidłowościach, będących wynikiem niewłaściwej interpretacji przepisów prawnych.
3.   Protokół kontroli
1) Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Dopuszcza się możliwość sporządzenia protokołu zbiorczego obejmującego poszczególne jednostki w zakresie przeprowadzonej kontroli zarządczej.
2) Protokół kontroli powinien zawierać:
a) nazwę jednostki nadrzędnej przeprowadzającej kontrolę, wraz z jej adresem,
b) nazwę jednostki kontrolowanej w pełnym brzmieniu,
c) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej,
d) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
e) imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej,
f) przebieg i wyniki czynności kontrolnych,
g) stwierdzone podczas kontroli fakty, stanowiące podstawę do oceny działalności jednostki kontrolowanej w zakresie zgodności z prawem, a w szczególności konkretne nieprawidłowości, z uwzględnieniem ich przyczyn i skutków oraz wskazaniem osób odpowiedzialnych za ich powstanie,
h) informację o sporządzeniu załączników, stanowiących część składową protokołu, oraz ich wyszczególnienie,
i) informację o powiadomieniu kierownika jednostki kontrolowanej o prawie zgłoszenia w ciągu 3 dni zastrzeżeń i złożenia wyjaśnień do protokołu; inspektor jest obowiązany ustosunkować się do nich, bez zbędnej zwłoki, w formie odpowiedniej adnotacji,
j) dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu,
k) datę i miejsce podpisania protokołu,
l) podpis inspektora przeprowadzającego kontrolę i kierownika jednostki kontrolowanej.
3) Po zakończeniu czynności kontrolnych inspektor kontroli może zwołać w siedzibie jednostki kontrolowanej naradę, ustalając jej termin i uczestników.
4) Kierownik jednostki kontrolowanej, który odmawia podpisania protokołu, obowiązany jest bezzwłocznie złożyć pisemne wyjaśnienie co do przyczyn odmowy.
5) W razie odmowy podpisania protokołu i złożenia wyjaśnień co do przyczyn odmowy, inspektor odnotowuje ten fakt w protokole.
4. Wystąpienie pokontrolne
1) Na podstawie wyników kontroli kieruje się do jednostki kontrolowanej wystąpienie pokontrolne wskazujące źródła i przyczyny nieprawidłowości, ich rozmiary, osoby odpowiedzialne oraz wnioski zmierzające do usunięcia i usprawnienia badanej działalności.
2) Jednostka kontrolowana w terminie 14 dni od dnia doręczenia wystąpienia pokontrolnego przesyła do Urzędu Miasta w Kudowie-Zdroju informację o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania.
3) Burmistrz Miasta Kudowa-Zdrój może zarządzić sprawdzenie wykonania wniosków pokontrolnych.
4) Sprawdzenie wykonania wniosków pokontrolnych stanowi odrębne zadanie kontrolne.

§ 6

Dopuszcza się zlecenie przeprowadzenia kontroli zarządczej firmie zewnętrznej, dzałajacej w oparciu o przedmiotowe Zarządzenie.

§ 7

Zarządzenie   wchodzi w życie z dniem  podpisania  z mocą  obowiązującą od dnia 01.01.2011 roku.

Burmistrz
Czesław Kręcichwost