Zarządzenie Nr 128/16
Burmistrza Miasta Kudowy – Zdroju
z dnia 25 maja 2016 r.

w sprawie wprowadzenia Urzędowego Rejestru Umów oraz zasad jego udostępniania w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta w Kudowie – Zdroju

Na podstawie art. 31 oraz art. 33 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 446), Burmistrz Miasta Kudowa – Zdrój zarządza, co następuje:

§1.

1.    Wprowadza się Urzędowy Rejestr Umów zwany dalej także w skrócie „URU”.
2.    URU jest dostępny pod adresem:  www.bip.ug-kudowazdroj.dolnyslask.pl

§2.

1.    Urzędowy Rejestr Umów jest prowadzony w formie elektronicznej w postaci pliku zapisanego w formacie PDF i XLS oraz obejmuje skany umów wprowadzonych do Urzędowego Rejestru Umów.
2.    Urzędowy Rejestr Umów składa się z:
a)    rejestru umów w postaci pliku w formacie PDF,
b)    rejestru umów w postaci pliku w formacie XLS,
c)    skanów umów wprowadzonych do rejestru umów.
3.    Plik, o którym mowa w ust. 1 zawiera następujące dane:
a)    numer wpisu w rejestrze,
b)    data zawarcia umowy,
c)    oznaczenie podmiotu – wykonawcy, z którym umowę zawarto, z wyłączeniem danych, które podlegają ochronie danych osobowych,
d)    przedmiot umowy,
e)    wartość umowy brutto,
f)    okres obowiązywania umowy.
4.    Wzór Urzędowego Rejestru Umów określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§3.

1.    URU prowadzony jest dla zawartych umów, których stroną jest:
a)    gmina Kudowa – Zdrój,
b)    Urząd Miasta w Kudowie – Zdroju.
2.    Z zastrzeżeniem ust. 3 URU prowadzony jest dla zawartych umów, które rodzą powstanie zobowiązań finansowych dla niżej wskazanych podmiotów:
a)    gmina Kudowa – Zdrój,
b)    Urząd Miasta Kudowa – Zdrój.
3.    URU nie obejmuje:
a)    umów wynikających ze stosunku pracy,
b)    umów o wartości do 100,00zł brutto.

§ 4.

1.    URU prowadzi oraz aktualizuje Kierownik Referatu Organizacyjnego, Oświaty i Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta w Kudowie – Zdroju przy pomocy pracownika zatrudnionego na stanowisku obsługi informatycznej.
2.    Urzędowy Rejestr Umów podlega aktualizacji raz w miesiącu. Aktualizacja następuje
w terminie do 15 dnia danego miesiąca. Pierwsza aktualizacja nastąpi w terminie do 15 lipca 2016 roku.
3.    Odpowiedzialnym za publikację URU w BIP jest Kierownik Referatu Organizacyjnego, Oświaty i Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta  w Kudowie – Zdroju.
4.    URU prowadzi się oddzielnie dla każdego roku kalendarzowego.
5.    Kolejność w URU poszczególnych umów wynika z kolejności ich wprowadzenia do URU. Numer w URU rozpoczyna się w każdym roku od numeru 01, np. 01/16.
6.    Kierownik Referatu Organizacyjnego, Oświaty i Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta
w Kudowie – Zdroju przy pomocy pracownika zatrudnionego na stanowisku obsługi informatycznej nadaje:
a)    numer w rejestrze dla danej umowy,
b)    nazwę pliku zawierającego skan danej umowy tożsamą z numerem w rejestrze przypisanym dla danej umowy.

§ 5.

1.    Obowiązek zarejestrowania umowy w URU spoczywa na:
a)    kierowniku komórki organizacyjnej Urzędu Miasta w Kudowie – Zdroju,
b)    pracowniku Urzędu Miasta w Kudowie – Zdroju zatrudnionym na samodzielnym stanowisku,
odpowiedzialnych za przygotowanie i wykonanie umowy.
2.    Osoby, o których mowa w ust. 1 mają obowiązek:
a)    wprowadzenia danych, o których mowa w §2 ust. 3 litera b) – f) do rejestru cząstkowego prowadzonego odrębnie dla każdej komórki organizacyjnej oraz samodzielnego stanowiska pracy,
b)    aktualizacji rejestru cząstkowego raz w miesiącu w terminie do 5 – tego dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni,
c)    zapisania zaktualizowanego rejestru cząstkowego do pliku w formacie PDF.
d)    zamieszczenia skanu umowy wprowadzonej do rejestru cząstkowego w folderze znajdującym się na dysku sieciowym Urzędu Miasta w Kudowie – Zdroju.
3.    Rejestr cząstkowy, o którym mowa w ust. 2 jest prowadzony oddzielnie dla każdego miesiąca kalendarzowego.
4.    Rejestr cząstkowy, o którym mowa w ust. 2 znajduje się w folderze zlokalizowanym na dysku sieciowym Urzędu Miasta w Kudowie – Zdroju.
5.    Rejestr cząstkowy prowadzony jest w postaci elektronicznej zapisanej w pliku PDF oraz XLS.
6.    Wzór rejestru cząstkowego określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
7.    Rejestr cząstkowy, o którym mowa w §5 stanowi podstawę aktualizacji URU.

§ 6.

1.    Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych oraz osobom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach pracy.
2.    Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta Kudowa – Zdrój.

§ 7.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2016 r.

Burmistrz
Piotr Maziarz