Zarządzenie Nr 238/11
Burmistrza Miasta Kudowa-Zdrój
 z dnia 30 grudnia 2011 roku

 

w sprawie:  ustalenia procedur kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta w Kudowie- Zdroju
  
Na postawie art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm) oraz Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie „Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych” (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 15 poz. 84), zarządza się, co następuje:

 

§ 1

Wprowadza się ustalone w niniejszym zarządzeniu procedury kontroli zarządczej.

 

§ 2

Niniejsze procedury określają:
1. cele i zadania kontroli zarządczej,
2. elementy systemu kontroli zarządczej.

 

§ 3

Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Kontrola zarządcza dostarcza racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach:
1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2. skuteczności i efektywności działania,
3. wiarygodności sprawozdań,
4. ochrony zasobów,
5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6. efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7. zarządzania ryzykiem. 

 

§ 4

System kontroli zarządczej w jednostce jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący:
1. samoocenę,
2. kontrolę funkcjonalną,
3. kontrolę instytucjonalną.

 

§ 5

Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenie odchyleń od tej normy.
W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się:
1. poprawność organizacyjną komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań),
2. legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,
3. gospodarność - ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych warunkach) optymalnych efektów,
4. celowość - zapewniająca eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, realizuje się przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym,
5. rzetelność - zgodność ze stanem faktycznym.

 

§ 6

Co najmniej raz w roku kierownik jednostki dokonuje samooceny systemu kontroli zarządczej i dokumentuje jej wynik w postaci raportu z samooceny.
Samoocena polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszych procedur.
W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, podczas prowadzonej samooceny, należy niezwłocznie podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości w dalszej działalności jednostki.

 

§ 7

Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, itp., których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, regulaminie organizacyjnym lub przekazanych upoważnieniach.

 

§ 8

Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest przez zespoły kontrolujące:
1. powołane przez kierownika jednostki spośród pracowników tej jednostki,
2. składające się z upoważnionych wykonawców na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.
Zasady i tryb przeprowadzania kontroli instytucjonalnej określa Instrukcja Kontroli Instytucjonalnej stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 9

Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów:
1. środowiska wewnętrznego,
2. zarządzania ryzykiem,
3. czynności/mechanizmów kontrolnych,
4. informacji i komunikacji,
5. monitoringu i oceny.

 

§ 10

Środowisko wewnętrzne
1. Kierownik jednostki oraz pracownicy wykonujący powierzone im zadania i obowiązki kierują się osobistą i zasadną uczciwością. Kodeks Etyki pracownika samorządowego stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnienie powierzonych zadań.
3. Proces zatrudniania prowadzony jest w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko.
4. Kierownik jednostki zapewnia rozwój kompetencji zawodowych przez pracowników jednostki.
5. Każdemu pracownikowi przedstawiono na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

 
§ 11

Zarządzanie ryzykiem
1. Zarządzanie ryzykiem obejmuje rozpoznanie i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów jednostki.
2. Kierownictwo i/lub pracownicy zatrudnieni na stanowiskach funkcyjnych systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji ryzyk występujących w jednostce.
3. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Kierownik jednostki i/lub upoważnieni pracownicy określają poziom ryzyka.
4. Wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji. Kierownik jednostki i/lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu.
5. Procedury zarządzania ryzykiem określono w odrębnym zarządzeniu.

 

§ 12

Czynności/mechanizmy kontrolne
1. Czynności/mechanizmy kontrolne zostały uregulowane w wewnętrznych zasadach i procedurach stosowanych w jednostce.
2. Czynności/mechanizmy kontrolne powinny być:
 - na czas (wykrycie powinno pozwalać na wczesną korektę odchyleń),
 - oszczędne (powinny dawać zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników
z uwzględnieniem kosztów),
 - dobrze umiejscowione (punkty kontrole winny być tam gdzie pomiary pozwolą wykryć odchylania od celów),
 - odpowiednie (muszą rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia, do pomiaru których zostały zaprojektowane),
 - spójne z odpowiedzialnością (ustanawiają odpowiedzialność za wyniki).

 

§ 13

Informacja i komunikacja
1. Należy zidentyfikować, zebrać i przekazać istotne zewnętrzne lub wewnętrzne informacje w odpowiednim czasie i we właściwy sposób.
2. System informacyjny może być formalny lub nieformalny. Wykorzystuje on informacje wewnętrzne i zewnętrzne.
3. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna.
4. Przekazywanie informacji (komunikacja) w jednostce umożliwia wykonywanie powierzonych obowiązków.

 
§ 14

Monitoring i ocena
1. Monitoring i ocena umożliwiają sprawdzanie działania systemu w określonym czasie.
2. Kierownik jednostki w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje i ocenia skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów.
3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej mogą być również zobowiązani pracownicy pełniący funkcje kierownicze.
4. Wyniki monitorowania, samooceny, zarządzania ryzykiem, audytu wewnętrznego, kontroli i innych informacji stanowią źródło corocznego zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki za rok poprzedni. Zapewnienie takie sporządza się w formie oświadczenia kierownika jednostki.

 
§15

Traci moc Zarządzenie Nr 225/10 Burmistrza Miasta Ku dowa-Zdrój  z dnia 30 grudnia 2010 roku w sprawie: wprowadzenia procedur systemu kontroli zarządczej obowiązujących w Urzędzie Miasta w Kudowie-Zdroju oraz procedur kontroli zarządczej dotyczącej kontroli podległych jednostek organizacyjnych.

§16

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz
Czesław Kręcichwost